Como o Lean IT garante maior eficiência nos processos de TI?

A infraestrutura de TI movimenta quase todas as demandas das organizações modernas. Por isso, a área de tecnologia da informação precisa ter eficiência nos processos para que toda a empresa funcione bem. Por isso, muitas companhias têm adotado a metodologia Lean IT em seu ambiente interno.

Mas como esse conceito pode ajudar na otimização das demandas de sua empresa? Que problemas podem ser contornados pelo método Lean IT? Este post foi preparado para ajudar você a conhecer melhor essa técnica. Vamos lá!

O que é Lean IT?

O conceito Lean foi criado pela empresa Toyota no início dos anos 80 com o objetivo de suprimir o desperdício em todas as etapas da produção de carros. Devido ao sucesso dessa forma de trabalho, a metodologia foi adaptada para várias áreas do mundo corporativo.

A tecnologia da informação está entre os setores que implantaram essa técnica. Por isso, surgiu o Lean IT — sigla em inglês: information technology — com a finalidade de aumentar a eficiência dos processos de TI e fazer com que os profissionais dessa área criem estratégias que reduzam custos e estejam alinhadas com as metas da empresa.

Quais são os benefícios do Lean IT?

O que acha de considerarmos agora as vantagens dessa metodologia para sua empresa? Então, vejamos na prática como o Lean IT pode ajudar nos seus processos internos.

Redução de custos

Um dos ensinamentos do Lean IT é que toda organização precisa rever toda a sua cadeia de produção a fim de identificar desperdícios e diminuir os gastos. Por exemplo, algumas instituições realizam há décadas as tarefas internas da mesma maneira.

Devido a isso, ficam desatualizadas em relação a outras companhias que acompanham a evolução do mundo corporativo. Como consequência, perdem sua posição no mercado e gastam uma fortuna com trabalhos que poderiam ser simplificados.

Por exemplo, talvez a instituição possua serviços manuais e precise de muitos profissionais para realizar essas tarefas. Uma vez reconhecido esse custo desnecessário, os gestores podem adquirir um software de gestão. Desse modo, o número de trabalhadores é reduzido e as demandas são agilizadas.

Eficiência nos processos

Um dos preceitos do Lean IT é construir processos com uma visão de longo prazo, evitando, assim, procedimentos não estratégicos. Dessa forma, a instituição melhora a gestão de suas demandas e evita gastos indevidos.

A complexidade dos serviços da instituição é um dos fatores que demonstram a inexistência de eficácia nos processos externos. Por isso, esse método ajuda a enxugar o “excesso de bagagem” nas etapas de produção da empresa.

Por exemplo, digamos a estrutura de TI da instituição possua vários sistemas diferentes para atender aos procedimentos dos colaboradores. Por causa disso, são necessários vários profissionais para cuidar da manutenção desse múltiplo sistema.

Além disso, a rede virtual não é funcional e gera um desperdício enorme de tempo por parte da equipe de TI na tentativa de integrar as diferentes plataformas.

Quando o setor de TI segue a técnica Lean IT, são feitas estratégias que visam adotar um único sistema que integre com eficiência as demandas da instituição e atenda suas necessidades. Além disso, essa prática ajuda na melhoria contínua da infraestrutura de TI.

Aumento da produtividade

Elevar a agilidade nas operações é um dos maiores benefícios do Lean IT. E esse aumento da produtividade vem acompanhado de alta qualidade dos serviços. Desse modo, a empresa alcança a excelência.

Para isso, a empresa emprega soluções que são construídas de acordo com as suas demandas. Dessa forma, as necessidades das operações são atendidas com qualidade e, caso ocorram falhas, essas são sanadas rapidamente.

Com um sistema de alto desempenho e disponibilidade, os colaboradores trabalham com segurança. Por isso, cumprem seus prazos de trabalho e podem se comprometer com novos serviços com a certeza de que terão o respaldo de um bom sistema de TI. Sendo assim, o ciclo produtivo é estimulado.

Atividades bem direcionadas

Uma situação que pode gerar muita ansiedade na empresa é a falta de direcionamento nas suas atividades internas e externas. Devido a isso, pode acontecer que os resultados obtidos pelos profissionais não agreguem valor às operações da instituição.

Por exemplo, uma empresa precisa construir uma rede mobile para atender seus funcionários que fazem viagens corporativas com o objetivo de fechar novos contratos com clientes.  Porém, o seu sistema de TI atual não suporta esse tipo de tecnologia.

Isso ocorreu porque não houve um alinhamento estratégico entre o setor de TI e a alta administração da instituição para a implantação desse sistema. Por isso, a comunicação entre a empresa e os profissionais em serviços externos fica comprometida. Como resultado, a aquisição de novos clientes não acontece.

Ao aplicar o conceito Lean IT, a companhia direcionará este projeto da maneira correta. Uma vez que vai preparar a estrutura de TI, talvez implantando a tecnologia em nuvem. E então, com um sistema de alto desempenho poderá realizar reuniões online com colaboradores e possíveis clientes.

Foco na experiência do cliente

No conceito Lean IT, o bem-estar do cliente é o foco que direciona todas as ações da empresa. Por isso, existe uma abordagem nessa metodologia que é chamada de Fluxo de Valor. Neste item, a instituição busca realizar uma sequência de atividades que produzam e agreguem valor ao cliente.

Primeiro, identifica-se o que está impedindo que os clientes tenham uma boa experiência com a empresa — falta de organização no processo de compra, indisponibilidade de serviços etc. —. Em seguida, são feitas estratégias para eliminar esses obstáculos.

Digamos que a empresa não tenha um bom canal de relacionamento com os clientes e precise urgentemente melhorar isso. Durante uma reunião, os gestores decidem implantar um software CRM — gestão de relacionamento com o cliente — e com isso se aproximar mais de seu público-alvo.

O Lean IT pode influenciar positivamente os processos de sua instituição. Desse modo, sua empresa crescerá bem direcionada e poderá se tornar uma referência em excelência nos serviços que presta.

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