Até que ponto o empregador pode monitorar o e-mail da empresa?

Muitos chefes de equipes possuem dúvidas quanto a um assunto bem delicado: o monitoramento de informações produzidas pelos colaboradores via e-mail. É preciso ter muito cuidado para que esse monitoramento não ultrapasse a linha da ética e se torne motivo de ruídos entre a empresa e seu funcionário.

Se você é gestor e precisa monitorar o e-mail da empresa, confira algumas informações fundamentais para realizar esse controle de maneira consciente.

Diferenças entre comunicação privada e corporativa

Antes de abordarmos o caso dos e-mails corporativos, é preciso ter em mente que seu controle e sigilo são distintos em relação aos e-mails pessoais.

A quebra do sigilo das comunicações eletrônicas é passível de punição e indenização, de acordo com a Lei n.º 12.737/2012. No caso do endereço eletrônico corporativo, as regras são diferentes. Pelo fato de ser uma ferramenta disponibilizada pela empresa e acessada pelos meios fornecidos pelo empregador, o e-mail corporativo não exige o mesmo sigilo.

Mau uso do e-mail e seus desdobramentos

Desde 2004, há jurisprudência que prevê que a empresa tem não só o direito, mas o dever de monitorar informações produzidas nos e-mails corporativos, uma vez que ela é responsável pelo que pode ser criado e distribuído por esse canal.

Segundo o artigo 932, inciso III, do Código Civil e a Lei Anticorrupção (n.º 12.846/2014), caso o e-mail corporativo seja utilizado de maneira indevida, maliciosa ou negligente, a responsabilidade não é somente do funcionário, mas também da empresa. 

A empresa deve avisar aos funcionários sobre monitoramento

Alguns funcionários, ao descobrirem que o ambiente digital é monitorado, ficam descontentes e reclamam da invasão de privacidade. Por isso, é fundamental que a empresa haja da maneira mais ética: avisando aos funcionários sobre a possibilidade de checagem das informações e aconselhando sobre as políticas de uso do e-mail e da conexão com a internet. 

Isso também se aplica aos funcionários que utilizam sistemas e caixas de e-mail corporativo em suas máquinas pessoais. Muitas vezes, esses sistemas fazem um monitoramento remoto (DLP) e uma checagem na máquina do funcionário, algo que pode expor informações. Por isso, é fundamental que isso também seja avisado aos funcionários para que eles tomem os devidos cuidados no momento do acesso. Se a empresa não emitir qualquer tipo de alerta, será responsabilizada caso o colaborador reclame da invasão de privacidade.

Mistura entre vida pessoal e profissional

O colaborador não deve utilizar o seu e-mail de trabalho para assuntos particulares. Caso o faça, ele estará sujeito a ter suas informações monitoradas pela empresa sem que o empregador esteja cometendo qualquer tipo de quebra de sigilo.

Os gestores devem orientar os seus funcionários a não misturarem informações do trabalho e da vida pessoal no mesmo canal de comunicação e explicar que, em caso de checagem, não haverá qualquer tipo de responsabilização da empresa sobre os temas pessoais. 

Redação do contrato é fundamental

O contrato de trabalho deve explicitar toda e qualquer possibilidade de monitoramento de informações. Essas informações precisam figurar nesse documento porque, ao assinar, o funcionário já toma conhecimento de que precisa utilizar o canal de comunicação corporativo com prudência. Caso não esteja previsto em contrato, cabe à empresa realizar algum tipo de treinamento, aviso ou material de circulação interna que informe sobre os procedimentos de checagem.

Estas são algumas informações fundamentais que todos os gestores e funcionários precisam conhecer para tratar o tema do monitoramento de e-mail corporativo de maneira plena. Deixe o seu comentário e compartilhe suas experiências e procedimento relacionados ao monitoramento de e-mail!