Política de Backup: um guia completo para você criar a sua

Zelar e proteger a integridade dos dados é uma das principais funções do setor de TI. Isso porque as informações geradas pelos mais diversos departamentos são estratégicas e essenciais para a organização. Você tem uma Política de Backup na sua empresa?

Uma das práticas mais comuns — e, consequentemente, mais importantes — é a realização do backup. E, para que ele funcione adequadamente, torna-se necessária a elaboração de uma Política de Backup eficiente.

Ao ler este artigo, você compreenderá o quanto o backup é vital para as empresas. Também compreenderá, com maior clareza, o que é Política de Backup.

Mostraremos, também, o papel dela na governança de TI. Você saberá quais são as principais perguntas a serem realizadas antes de iniciar o processo de elaboração das Políticas de Backup.

Por fim, mostraremos a você qual o passo a passo para a criação de uma Política de Backup, de forma a facilitar o seu trabalho, trazendo maior eficiência nos processos desta natureza.

Qual a importância do backup para as organizações?

Informação é poder. Com essa frase você já pode ter uma dimensão da importância dos dados para qualquer empresa, e o quanto uma má governança pode prejudicar toda a organização.

Todas aquelas empresas que realizam uma boa coleta, mineração e análise de dados (principalmente por meio do Big Data e Business Intelligence), geram diferenciais competitivos e saem à frente no mercado.

Além disso, é por meio da análise de dados que pode-se encontrar brechas de atuações, falhas que precisam ser otimizadas e descobrir a real situação de diversos setores internos.

Porém, para que isso ocorra, é necessário que os dados estejam disponíveis, íntegros e de fácil acesso para aqueles que dependem deles.

Uma forma de manter não só a integridade, mas também a disponibilidade, é por meio do backup.

Pense em desastres tecnológicos diversos: queima de um HD, roubo, furto, etc. Ou até mesmo em casos de ataque digital como o ransomware, no qual ocorre o sequestro de informações.

Nessas situações, o que ocorre é a indisponibilidade imediata de acesso ao disco rígido ou aos servidores locais. Dependendo da rotina da empresa, as atividades são paralisadas imediatamente, o que causa uma série de prejuízos para a organização.

Por meio de um backup, pode-se obter as informações necessárias e, assim, continuar os processos produtivos, seja diretamente (na cadeia produtiva) ou nos setores administrativos e de suporte.

Por isso, é essencial manter esse procedimento em dia, de forma correta, rotineira e atualizada, garantindo que os dados estarão sempre disponíveis quando necessário.

O que é Política de Backup?

Para que as ações de proteção sejam eficientes, é necessário elaborar uma Política de Backup. Este é um documento no qual se registra todas as decisões sobre armazenamento de dados.

Ele norteia os envolvidos sobre questões importantes, tais como:

• quais são os dados a serem copiados;
• frequência de realização do processo;
• tipo de backup a ser realizado;
• métricas de avaliação do processo;
• funcionários envolvidos no processo.

Qual o papel da Política de Backup na governança de TI?

As Políticas de Backup são imprescindíveis na rotina de qualquer setor de TI. E, dentro da governança de TI, ela cumpre um papel essencial.

Vale ressaltar que esta governança define estratégias, metodologias e alinhamentos entre o setor com as necessidades da empresa. E a Política de Backup está inserida nesse processo.

Por meio dela, analisa-se o que é prioritário para a organização no que concerne à cópia de dados, bem como isso pode ser realizado de forma competitiva, sem prejudicar o orçamento da empresa.

Além disso, um dos pontos mais importantes deste documento para a governança de TI, é a sua função de diminuir os riscos que a organização passa diariamente nesta área.

Lembre-se que, os principais riscos aos quais as organizações estão sujeitas, seja de ataques digitais ou desastres tecnológicos, infelizmente, são comuns e recorrentes.

O documento evidenciará quais serão as medidas a serem realizadas para evitar quaisquer problemas desta natureza e o que fazer para restaurar os dados em caso de eventual necessidade.

O que deve ser perguntado antes de criar uma Política de Backup?

Antes de começar o processo de criação de uma Política de Backup, é importante responder a algumas perguntas importantes, que auxiliarão a nortear o trabalho.

Isso é importante para garantir uma elaboração mais consciente por parte de todos os envolvidos, bem como avaliar prós e contras do processo, a fim de encontrar as melhores soluções para os processos de backup, que serão registrados no documento.

Assim, ao responder às seguintes perguntas, lembre-se de considerar informações analíticas e precisas para as respostas, sem achismos.

Quais são os dados a serem armazenados?

Tenha dimensão de quais serão as informações que deverão ser armazenadas: serão todas as geradas no dia a dia da organização? Apenas documentos estratégicos? Quais setores terão dados, prioritariamente, armazenados?

Isso porque nem todas as informações geradas são, de fato, úteis a longo prazo para serem armazenadas. Muitas vezes são dispensáveis, de forma que seu armazenamento não faz sentido.

Já outros devem ser devidamente copiados, por questões burocráticas. Um exemplo são documentos de recolhimentos de impostos. Eles devem estar disponíveis por 5 anos ou poderá gerar multa.

Assim, avalie: o que é realmente necessário guardar a longo prazo? Lembre-se que essa decisão é fundamental para evitar gastar espaço de armazenamento de forma desnecessária, implicando em gastos supérfluos.

Qual será o local de armazenamento?

Escolher o suporte do backup também é uma decisão estratégica e que deve levar em consideração as necessidades e características da disponibilidade de dados da empresa.

As principais formas de uso no mercado atualmente são:

• fita;
• discos rígidos externos;
• na nuvem.

Cada um deles têm seus benefícios e peculiaridades, demanda determinado tempo para recuperação dos dados, caso seja necessário, entre outros pontos.

Assim, é necessário avaliar qual será o melhor custo-benefício para a organização. Mas, para isso, torna-se necessário conhecer mais sobre cada um dos sistemas. Aproveite e leia nosso artigo sobre este tema.

Qual será a rotina de backup a ser estabelecida?

Backups devem ser realizados de forma rotineira. E a definição da periodicidade dependerá do volume de informações importantes geradas no dia a dia da empresa, bem como a dependência deles a longo prazo.

Ao definir esta rotina, é importante também considerar os tipos de backup existentes (incrementais, completos, diferenciais e incrementais contínuos) para estabelecer um cronograma.

Isso é importante, pois, nem sempre a empresa poderá aplicar o backup completo em suas rotinas (o que demanda um tempo considerável de realização), de forma que a combinação entre esses quatro tipos poderá trazer bons resultados.

Porém, isso só será possível se a rotina escolhida for de fato produtiva, bem como devidamente aplicada de acordo com as necessidades da organização.

Quem será o responsável por esta tarefa?

Estabeleça quem serão os responsáveis, dentro da equipe de TI, pela realização do backup, realizando sua rotina completa.

Eles também poderão ser designados para verificação posterior, caso o processo seja feito por meio de software de automação.

Os responsáveis também deverão fazer testes, a fim de conferir se os dados obtidos foram copiados integralmente, evitando problemas posteriores. Também devem estar atentos nos momentos de restaurações de dados.

Caso a equipe seja muito enxuta, ou queiram otimizar os processos internos, pode-se contratar uma empresa terceirizada para a realização do backup, que realizará todos os pontos anteriores.

Porém, atenção: é necessário que a escolha deste parceiro seja feita de forma inteligente, consciente e baseado em informações positivas sobre a empresa escolhida.

Lembre-se que estamos falando de um processo vital para os negócios. Portanto, todo cuidado é necessário ao prospectar uma empresa terceirizada para o serviço.

Quais serão os custos envolvidos?

Todo processo realizado em empresas envolve custos. A realização de backups não é diferente e, portanto, merece cuidados neste ponto.

Por isso, torna-se importante analisar quais serão os gastos e buscar otimizar este processo, de forma a não comprometer o budget destinado ao setor.

Por exemplo, há o custo de compra de armazenamento. No caso de servidores físicos e discos rígidos, a aquisição de dispositivos que tenham capacidade para o backup estimado. Já na nuvem, a compra escalonada de armazenamento.

O valor poderá variar de acordo com o tipo de armazenamento escolhido, de forma que é preciso levar isso em consideração ao realizar esta escolha.

Porém, lembramos: não se oriente apenas pela opção mais barata. É necessário analisar o custo-benefício a curto e longo prazo.

Por exemplo, a contratação de uma terceirizada pode encarecer o processo. Porém, ao permitir que as equipes possam se destinar a outras funções, o valor é compensado.

Qual o passo a passo para criar uma Política de Backup?

A partir das respostas anteriores, devidamente registradas, gestores e colaboradores da equipe de TI podem se reunir para a criação da Política de Backup.

Lembre-se que todos os envolvidos precisam estar conscientes do que foi estabelecido neste momento.

É essencial que as decisões sejam claras, objetivas, visando a maximização de produtividade e eficiência na hora de realizar o backup.

Assim, confira o passo a passo de como criar uma Política de Backup em sua empresa e coloque-o em prática conjuntamente com seu time.

Analise o armazenamento necessário

Após responder à pergunta acima sobre a quantidade de dados que deverão ser copiados, é hora de avaliar o tipo de armazenamento escolhido e registrá-lo no documento.

Por exemplo, se a empresa gera uma quantidade considerável de dados diariamente, pode ser um indicativo de que o backup na nuvem seja uma boa opção, pela possibilidade de escalonar a compra de espaço disponível.

Defina periodicidade

Registre adequadamente quais serão os tipos de backup a serem realizados e suas periodicidades. Por exemplo, defina cronogramas semanais, podendo realizar backups diariamente sem comprometer a rotina da empresa.

Defina a infraestrutura utilizada

Não basta apenas definir o tipo de backup a ser utilizado, é necessário se preparar para ele. Por exemplo, ao optar por HDs externos, deve-se estimar quantos volumes serão necessários para a realização dos processos.

E isso também inclui uma projeção a longo prazo, a fim de evitar que, por falta de equipamento, os backups não sejam realizados.

Registre o tempo de suporte estimado para a realização do backup

É necessário ter definido, e devidamente registrado, o tempo estimado para a realização dos backups. Isso é importante para orientar as rotinas diárias no que concerne a esse tema.

Afinal, mesmo que o processo seja automatizado, o funcionário responsável deverá verificar se os dados foram devidamente armazenados, realizar testes e, caso seja necessário, realizar o suporte adequado.

Outro ponto importante é que por meio deste registro, pode-se analisar se realmente a escolha pelo tipo de backup foi a melhor para a empresa.

Muitas vezes é necessário escolher agilidade em detrimento de outras métricas. Por exemplo, empresas que dependem essencialmente de dados não podem ficar paradas em casos de desastres tecnológicos.

Nessas situações, quanto mais demorar a restauração, maior será o prejuízo. Assim, deve-se avaliar se essa é uma métrica prioritária ao definir a Política de Backup da organização.

Treine os responsáveis

Mesmo que a realização de backups já seja algo do cotidiano da área de TI, é essencial treinar os colaboradores para o processo.

Principalmente funcionários novatos, que ainda não estejam habituados com o negócio necessitam entender como a realização é feita dentro deste negócio, evitando falta de uniformidade nas ações.

Assim, poderá ser criada uma sinergia, de forma que todos os envolvidos realizarão os processos de obtenção de dados, análises e testes, reportes de erros e suporte da mesma forma.

Faça uma análise contínua da política de backup

Um ponto essencial da Política de Backup é: sempre analise o que está acontecendo, por meio de uma auditoria de backup eficiente.

Sempre verifique se os dados estão sendo obtidos com integralidade e agilidade, se a restauração está ocorrendo adequadamente, entre outros.

Em casos de não-conformidade, os gestores podem atuar rapidamente para mitigar danos e prejuízos, realizando mudanças.

Ou, até mesmo, mudando completamente a Política de Backup, para que possa ter o máximo de eficiência no processo, caso seja necessário.

Assim, pode-se garantir menor risco de prejuízos, otimizar as tarefas realizadas no setor de TI e conseguir melhores resultados não só para a área, mas também para a organização como um todo.

Se você está começando a elaborar sua Política de Backup, aproveite e baixe nosso infográfico com as melhores práticas e implemente-as em sua empresa.